Angaben für Einkauf, IT und Datenschutz
Wo Ihre Daten liegen und wer darankommt
Alle Angaben, die Ihr Einkauf oder Ihre IT vor einer Freigabe verlangt. Vorab beantwortet, damit Sie den Fragebogen nicht schicken müssen.
A
Technische und organisatorische Angaben
| Datenstandort | Amsterdam und Irland | Anwendung und Datenbank laufen in Amsterdam, der Mailversand und -empfang in Irland. Beides innerhalb der EU, beides mit Namen und Zweck in der Datenschutzerklärung benannt. Keine Übermittlung in Drittländer für den regulären Betrieb. |
|---|---|---|
| Übertragung | TLS, ausschliesslich | Alle Verbindungen sind verschlüsselt. Die Anwendung ist ohne Verschlüsselung nicht erreichbar. |
| Speicherung | Verschlüsselt, mandantengetrennt | Jeder Mandant hat eine eigene Kennung, und jede Abfrage prüft sie. Diese Trennung ist mit Tests gegen eine echte Datenbank abgesichert, unter anderem mit einem Test, der versucht, über die Mandantengrenze zu lesen. |
| Passwörter | Nur als Hash, mit Salt | Klartextpasswörter werden nicht gespeichert und nicht protokolliert. Der zweite Faktor ist zeitbasiert nach RFC 6238 und optional erzwingbar. |
| Zugriff durch uns | Nur auf Anforderung, protokolliert | Ein Zugriff auf Mandantendaten erfolgt ausschliesslich zur Fehlersuche auf Ihre Anforderung. Er wird im Protokoll festgehalten. |
| Protokoll | Hash-Kette, nachrechenbar | Jede Handlung wird mit Zeitstempel, Akteur und Einzelheiten festgehalten. Die Einträge sind zu einer Kette verbunden: Wird ein Eintrag verändert, bricht die Kette, und das ist prüfbar. |
| Sicherung | Täglich, 14 Stände | Jede Nacht entsteht ein vollständiger Stand der Datenbank; 14 Stände werden vorgehalten. Das Format ist offen: eine Datei je Tabelle, eine Zeile je Datensatz, dazu eine Prüfsumme über den gesamten Stand. Das Zurückspielen ist erprobt, einschliesslich der Frage, ob die Hash-Kette des Protokolls den Vorgang unversehrt übersteht. |
| Auftragsverarbeitung | Vertrag liegt offen vor | Der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Artikel 28 DSGVO steht vollständig auf der Website, mit der Anlage der Unterauftragsverarbeiter. Sie können ihn vor dem Gespräch lesen und an Ihren Datenschutzbeauftragten weitergeben. Verwenden Sie lieber Ihr eigenes Muster, prüfen wir es und zeichnen, wenn es zum tatsächlichen Betrieb passt. |
| Löschung | Nach Rückgabe, spätestens nach 90 Tagen | Nach Vertragsende bleiben Ihre Daten 90 Tage abrufbar, danach werden sie gelöscht. Gelöscht wird erst, wenn das Übergabepaket nachweislich herausgegeben wurde: erst zurückgeben, dann löschen. Auf Anforderung auch früher, mit Protokolleintrag. |
| Export | Jederzeit, mit eigenem Prüfprogramm | Ein Paket mit allen Daten, dem vollständigen Protokoll, Prüfsummen und einem kleinen Programm, das die Unversehrtheit der Protokollkette nachrechnet: ohne uns, ohne Internet, ohne Abhängigkeiten. Ihr Nachweis trägt damit auch dann, wenn es uns einmal nicht mehr geben sollte. |
| Zählpixel | Keine | Weder auf der Website noch im Produkt. Deshalb gibt es auch kein Einwilligungsfenster. |
B
Wie der Betrieb ausgelegt ist
Ein Werkzeug für Fristen muss selbst zuverlässig sein. Drei Entscheidungen.
Der Alarmweg ist fehlersicher gebaut
Fällt eine Voraussetzung aus, verweigert das System den Dienst, statt still weiterzulaufen. Ohne gesetztes Geheimnis nimmt der Alarmlauf in Produktion keine Anforderung an. Ohne konfigurierten Dateispeicher verweigert der Upload. Ein Werkzeug, das im Fehlerfall so tut, als sei alles in Ordnung, ist gefährlicher als keines.
Der Herzschlag wird festgehalten
Jeder Durchlauf wird protokolliert, bevor er arbeitet. Bleibt er aus, steht das im Protokoll und löst einen Alarm aus, statt unbemerkt zu bleiben. Dasselbe gilt für die Datenbrücken: Bleibt eine Lieferung länger als erwartet aus, wird alarmiert.
Die Ernstfallprobe
Sie können jederzeit einen Übungsvorgang auslösen, mit echtem Alarm und echten Fristen, deutlich als Übung gekennzeichnet. Gemessen wird, wie lange bis zur Quittung, wie lange bis zur Beurteilung und ob die Betroffenheit beantwortbar war. Das Ergebnis bleibt als Nachweis im Protokoll.
C
Fragen aus der Lieferantenprüfung
Vorab beantwortet, damit Sie den Fragebogen nicht schicken müssen.
Wo werden die Daten gespeichert?
Anwendung und Datenbank laufen in Amsterdam, Mailversand und Maileingang in Irland. Beide Standorte liegen in der Europäischen Union. Für den regulären Betrieb findet keine Übermittlung in Drittländer statt. Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind mit Namen, Zweck und Standort in der Datenschutzerklärung aufgeführt.
Wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag gestellt?
Ja, nach Artikel 28 DSGVO. Er steht vollständig auf der Website unter /avv und umfasst Gegenstand und Dauer, Art der Daten und Kreis der Betroffenen, Weisungen, Vertraulichkeit, die technischen und organisatorischen Massnahmen, die Unterauftragsverarbeiter mit Standort, die Unterstützungspflichten sowie Rückgabe und Löschung.
Wie sind die Daten verschiedener Kunden getrennt?
Jeder Mandant hat eine eigene Kennung, und jede Datenbankabfrage prüft sie. Die Trennung ist mit Tests gegen eine echte Datenbank abgesichert, darunter Tests, die gezielt versuchen, über die Mandantengrenze hinweg zu lesen und zu schreiben.
Wie oft wird gesichert und ist die Wiederherstellung erprobt?
Täglich, mit 14 vorgehaltenen Ständen. Die Wiederherstellung ist erprobt: Ein vollständiger Stand wird gesichert, die Datenbank geleert und aus der Sicherung zurückgespielt. Geprüft wird dabei nicht nur die Zahl der Datensätze, sondern auch, ob die Hash-Kette des Protokolls unversehrt bleibt.
Wer bei Ihnen kann auf unsere Daten zugreifen?
Ein Zugriff auf Mandantendaten erfolgt ausschliesslich zur Fehlersuche und nur auf Ihre Anforderung. Jeder Zugriff wird im Protokoll festgehalten und ist für Sie einsehbar.
Was passiert mit unseren Daten nach Vertragsende?
Die Daten bleiben 90 Tage abrufbar und werden danach gelöscht. Gelöscht wird erst, wenn das Übergabepaket nachweislich herausgegeben wurde. Auf Anforderung erfolgt die Löschung früher, mit Protokolleintrag.
Bekommen wir unsere Daten in einem verwertbaren Format zurück?
Ja, jederzeit und ohne Anfrage. Das Übergabepaket enthält alle Daten als CSV und JSON, das vollständige Protokoll, Prüfsummen und ein eigenständiges Programm, das die Unversehrtheit der Protokollkette nachrechnet, ohne Internetverbindung und ohne weitere Abhängigkeiten.
Welche Zertifizierungen liegen vor?
Nachweisbar sind ein Protokoll mit Hash-Kette, das sich unabhängig nachrechnen lässt, und eine dokumentierte Ernstfallprobe mit Messwerten. Über den Betriebszustand erteilen wir auf Anfrage Auskunft; eine Störung, die Sie betrifft, teilen wir von sich aus mit.
Weitere Fragen aus einer Lieferantenprüfung beantworten wir schriftlich und vollständig. Schreiben Sie an anfragen@seriax.eu.